La suppléance, complément essentiel de la subsidiarité
Le principe de suppléance est un complément essentiel de la subsidiarité. Si la subsidiarité est un principe structurel des organisations, la suppléance est un élément conjoncturel. Car la suppléance correspond à la possibilité, lorsque les circonstances l’exigent et dans un temps donné, d’exercer les tâches de ses collaborateurs, tout en visant un retour à l’autonomie et à la responsabilité propre de ces derniers.
Dans les organisations, on connaît souvent essentiellement le principe de suppléance en cas de congés. Un collaborateur va assumer les tâches qui ne peuvent s’interrompre pendant la durée des congés d’un collaborateur. Le supérieur hiérarchique peut aussi demander la suppléance pour les tâches essentielles à un de ses N-1. Dans ces cas-là, il va fixer le périmètre d’action, le cadre, préciser les ressources dont aura besoin son collaborateur pour assumer la suppléance.
La suppléance, un principe de soutien au service de la croissance des collaborateurs
Si on connaît bien ces circonstances particulières de la suppléance, on est peut-être moins coutumier des conditions d’une suppléance plus régulière et de l’importance de l’utiliser “en conscience” par un manager pour permettre la montée en compétences et le développement de l’autonomie de ses collaborateurs. Car la suppléance a bien pour corollaire, étant donné qu’elle est temporaire, la visée d’un accroissement des compétences par une politique de formation, la précision des ressources nécessaires, et au final une plus grande autonomie, un accroissement de la responsabilité.
Prenons un exemple. Jean, chef des ventes, a intégré il y a un an un commercial dans son équipe. Ce dernier découvre peu à peu comment mener un dossier de l’avant-vente à la réalisation. Jean a bien-sûr décidé de confier au départ des dossiers “ordinaires” à son commercial pour qu’il se fasse la main sur les process associés au suivi des dossiers simples. Une fois à l’aise sur ces dossiers, Vincent, le commercial, va être lancé sur un dossier plus complexe qui demande des ajustements particuliers. Pour que Jean soit à l’aise dans le suivi de ce dossier complexe, Jean va assurer la suppléance sur des dossiers simples que Vincent doit traiter en parallèle. Vincent sait qu’il peut trouver des ressources chez Jean et d’autres collaborateurs en cas de difficulté. Il est prévu d’ailleurs des points d’étapes entre Jean et Vincent, pour s’assurer que Jean profite de ce dossier pour monter en compétences, se sente à l’aise peu à peu et devienne progressivement autonome. On voit bien l’objectif d’une suppléance sereinement mise en œuvre.
La suppléance n’est pas la délégation
A travers l’exemple que nous avons pris, on voit bien que la suppléance est bien plus puissante qu’une simple transmission descendante du pouvoir ou délégation. La suppléance est fondamentalement un principe de soutien qui a une visée de croissance pour celui qui en bénéficie.
La suppléance se doit aussi d’être au service de la créativité de celui qui supplée. Prenons un autre exemple. Un collaborateur se doit de suppléer son manager qui part en congés. Le manager aura bien précisé le cadre, les ressources, les soutiens à son collaborateur. Mais il sera nécessaire qu’à son retour, il fasse un point avec le collaborateur qui aura pris sa suppléance, pas simplement pour un simple reporting, mais pour la manière dont son collaborateur aura trouvé des solutions, les idées nouvelles qu’il pourra apporter au fonctionnement du service suite à cette expérience de suppléance.
La délégation repose souvent sur de lourds systèmes de contrôles bureaucratiques exercés de haut vers le bas. La suppléance, quant à elle, se caractérise par sa forte dimension dynamique et relationnelle au service de nouvelles solutions pour l’organisation, par des collaborateurs montant plus vite en compétences et en autonomie grâce à des managers en soutien